Tjekliste til firmafest – alt det, du skal huske

Den komplette tjekliste til firmafesten

En firmafest består af mange små og store beslutninger. Nogle skal træffes flere måneder i forvejen, mens andre først bliver relevante i dagene op til arrangementet.

Det kan være svært at holde overblikket, især hvis du samtidig skal passe dit almindelige arbejde.

Derfor er det en fordel at samle alle opgaver i én tjekliste og fordele ansvaret mellem de personer, der hjælper med planlægningen.

Nedenstående oversigt kan bruges som udgangspunkt, uanset om I arrangerer en mindre firmafest for 20 medarbejdere, en sommerfest for hele virksomheden eller en større julefrokost med flere hundrede deltagere.

Tidsplanen er vejledende. Ved større arrangementer, populære datoer eller særlige ønsker kan det være nødvendigt at begynde tidligere.

3–6 måneder før firmafesten: Få styr på rammerne

Den første del af planlægningen handler om at træffe de beslutninger, som resten af arrangementet afhænger af.

Det gælder især dato, økonomi, deltagerantal og valg af lokation.

Fastlæg dato og tidspunkt

Begynd med at undersøge, hvornår flest medarbejdere har mulighed for at deltage.

Overvej blandt andet:

• Skal firmafesten holdes på en hverdag eller i weekenden?
• Skal arrangementet begynde i arbejdstiden eller om aftenen?
• Er der ferieperioder, helligdage eller større begivenheder, der bør undgås?
• Skal medarbejdere fra flere afdelinger eller lokationer deltage?
• Hvor længe skal festen vare?

Hvis virksomheden har medarbejdere med skiftende arbejdstider, kan det være nødvendigt at tage særlige hensyn.

Det kan også være en fordel at vælge en alternativ dato, hvis de ønskede lokaler eller aktiviteter allerede er booket.

Lav et realistisk budget

Budgettet er afgørende for, hvilke muligheder I har.

Start med at fastlægge det samlede beløb, og fordel derefter pengene på de vigtigste poster.

Det er en god idé at afsætte en reserve i budgettet, så mindre ændringer ikke skaber økonomiske problemer.

Hvis I har brug for hjælp til at beregne udgifterne, kan I tage udgangspunkt i vores guide om, hvad en firmafest koster.

Find det rigtige lokale til firmafesten

Valget af lokale har stor betydning for både stemning, pris og praktisk gennemførelse.

Et mindre arrangement kan måske holdes på virksomhedens egen adresse, mens en større firmafest ofte kræver et eksternt lokale.

Afhængigt af arrangementets størrelse og formål kan I eksempelvis undersøge:

• Festlokaler til firmafest.
• Selskabslokaler med plads til middag og dans.
• Restauranter med private selskabslokaler.
• Hoteller med fest- og konferencefaciliteter.
• Mødelokaler til mindre firmaarrangementer.
• Konferencelokaler til arrangementer med fagligt indhold.
• Eventlokaler og venues til større firmafester.
• Udendørs lokationer til sommerfest eller firmaaktiviteter.

Det er vigtigt ikke kun at vælge lokale ud fra billeder og pris.

Undersøg også, om der er plads til alle deltagere, mulighed for den ønskede bordopstilling, adgang til toiletter, garderobe og eventuelt dansegulv.

Hvis I planlægger underholdning eller livemusik, skal lokalet også være egnet til det.

Tjek lokalets praktiske forhold

Inden I booker et festlokale eller selskabslokale, bør I have svar på følgende:

• Hvor mange gæster må lokalet rumme?
• Er borde, stole og service inkluderet?
• Må I benytte eksterne leverandører?
• Er der køkken eller mulighed for catering?
• Er der lydanlæg, mikrofoner og projektor?
• Er der begrænsninger på musik og støj?
• Hvornår skal arrangementet slutte?
• Er rengøring inkluderet?
• Er der parkeringsmuligheder?
• Er lokalet tilgængeligt for personer med særlige behov?

Spørg også, om der er særlige regler for afbestilling, ændringer i deltagerantal eller betaling af depositum.

Det er langt nemmere at afklare disse forhold, inden aftalen underskrives.

2–3 måneder før: Book oplevelser, mad og underholdning

Når de overordnede rammer er på plads, kan I begynde at planlægge selve oplevelsen.

Her skal I beslutte, hvad medarbejderne skal lave, spise og opleve under firmafesten.

Vælg aktiviteter, der passer til medarbejderne

En fælles aktivitet kan være en god måde at samle medarbejderne på tværs af afdelinger.

Det er dog vigtigt, at aktiviteten passer til deltagerne og arrangementets formål.

Mulighederne kan eksempelvis være:

Sociale og kreative aktiviteter

• Cocktailkursus eller mocktailworkshop.
• Madlavningskursus.
• Keramikworkshop eller andre kreative workshops.
• Musikquiz og underholdningsquiz.
• Smagninger og gastronomiske oplevelser.
• Fælles spil og konkurrencer.

Teambuilding og samarbejde

• Escape room.
• Udendørs teambuilding.
• Holdkonkurrencer.
• Skattejagt eller orienteringsaktiviteter.
• Samarbejdsøvelser og problemløsningsopgaver.
• Interaktive firmaaktiviteter.

Oplevelser med fokus på underholdning

• Stand-up og comedy.
• Trylleshow eller mentalist.
• Musikalsk underholdning.
• Improvisationsteater.
• Foredrag og inspirerende oplæg.
• Temabaserede shows og eventkoncepter.

Nogle aktiviteter kan arrangeres direkte på virksomhedens adresse eller i et lejet festlokale. Andre foregår hos en oplevelsesudbyder, hvor medarbejderne møder op og deltager.

Begge muligheder kan fungere godt. Valget afhænger især af budget, transport, deltagerantal og den ønskede oplevelse.

Book underholdning i god tid

Hvis I ønsker underholdning til firmafesten, bør I undersøge mulighederne tidligt.

Populære entertainere, musikere og eventleverandører kan være booket længe i forvejen, især på fredage, lørdage og i perioder med mange firmaarrangementer.

Overvej eksempelvis:

• DJ til firmafest.
• Liveband eller akustisk musik.
• Komiker eller stand-up.
• Tryllekunstner eller mentalist.
• Foredragsholder eller konferencier.
• Quizvært eller musikalsk vært.
• Temaunderholdning og særlige showkoncepter.

Når I indhenter tilbud, bør I oplyse dato, lokation, antal deltagere og den ønskede varighed.

Spørg også, hvad der er inkluderet i prisen, og om der kommer ekstra udgifter til transport, lydudstyr eller teknisk personale.

Aftal mad og drikke

Mad og drikke er ofte en væsentlig del af firmafestens budget.

Derfor bør I tidligt beslutte, hvilken type servering der passer bedst til arrangementet.

Det kan eksempelvis være en buffet, en tre-retters middag, streetfood, grillarrangement, tapas eller en mere uformel servering.

Husk at undersøge:

• Om lokalet tilbyder mad og drikke.
• Om I må bestille ekstern catering.
• Om der er vegetariske og veganske muligheder.
• Hvordan allergier og særlige kostbehov håndteres.
• Hvornår maden skal serveres.
• Om personale og oprydning er inkluderet.
• Hvad drikkevarer koster, og hvordan de afregnes.

Hvis firmafesten indeholder flere aktiviteter, bør serveringen tilpasses programmet.

Det kan eksempelvis være upraktisk at placere en længere middag umiddelbart før en fysisk krævende aktivitet.

Send invitationerne

Når dato, sted og de vigtigste aktiviteter er fastlagt, kan invitationerne sendes ud.

En god invitation bør som minimum indeholde:

• Dato og tidspunkt.
• Adresse og mødested.
• Tilmeldingsfrist.
• Eventuel dresscode.
• Information om transport.
• Praktiske oplysninger om aktiviteterne.
• Kontaktperson ved spørgsmål.

I behøver ikke afsløre hele programmet på forhånd.

Hvis I har planlagt en overraskelse eller særlig underholdning, kan det være en fordel at holde enkelte detaljer hemmelige.

Medarbejderne skal dog have de oplysninger, der er nødvendige for at kunne deltage.

1 måned før: Saml alle aftaler i et program

Når de fleste leverandører er booket, og medarbejderne har modtaget invitationerne, er det tid til at samle de forskellige dele af firmafesten.

Lav en tidsplan for arrangementet

Tidsplanen skal vise, hvornår de vigtigste aktiviteter begynder og slutter.

Det gælder blandt andet ankomst, velkomst, middag, underholdning, pauser og afslutning.

I behøver ikke planlægge hvert eneste minut, men det skal være tydeligt, hvordan arrangementet hænger sammen.

Et enkelt program kan eksempelvis se sådan ud:

Tidsplanen skal naturligvis tilpasses jeres konkrete arrangement.

Hvis I ønsker flere eksempler og hjælp til at placere aktiviteterne, kan I læse vores guide til at lave et godt program til firmafesten.

Undersøg transport og overnatning

Transport er en detalje, der nemt kan blive overset.

Hvis firmafesten foregår langt fra arbejdspladsen, eller hvis medarbejdere kommer fra forskellige dele af landet, bør I undersøge transportmulighederne.

Det kan være relevant med:

• Fælles bus eller minibus.
• Offentlig transport.
• Taxaordning.
• Parkeringsmuligheder.
• Hotelovernatning.
• Transport mellem aktivitetssted og festlokale.

Hvis I holder firmafesten på et hotel eller konferencecenter, kan der være mulighed for at kombinere lokaler, middag og overnatning.

Undersøg også, om deltagerne selv skal arrangere transporten, eller om virksomheden dækker udgifterne.

Fordel ansvaret mellem arrangørerne

Det er en fordel, hvis én person ikke skal stå med alle opgaverne.

Fordel derfor ansvaret mellem medlemmerne af festudvalget eller de medarbejdere, der hjælper med arrangementet.

Rollerne kan naturligvis kombineres ved mindre arrangementer.

Det vigtigste er, at alle ved, hvem der har ansvaret for de enkelte opgaver.

1 uge før firmafesten: Gennemgå de sidste detaljer

Når der er en uge til firmafesten, bør de fleste beslutninger være truffet.

Nu handler det om at sikre, at alle aftaler stadig gælder, og at de praktiske detaljer er på plads.

Bekræft alle bookinger

Kontakt de vigtigste leverandører, og bekræft aftalerne.

Det gælder især:

• Festlokale eller selskabslokale.
• Catering og servering.
• DJ, musikere eller anden underholdning.
• Aktivitetsudbydere og instruktører.
• Transportfirma.
• Eventuelt hotel eller overnatningssted.
• Leverandører af ekstra udstyr.

Sørg for, at leverandørerne har den korrekte adresse, ankomsttid og kontaktperson.

Hvis der er særlige krav til opstilling eller teknik, skal de også være afklaret.

Opdater deltagerlisten

Gennemgå tilmeldingerne, og kontrollér, om der er kommet ændringer.

Undersøg blandt andet:

• Det endelige antal deltagere.
• Eventuelle afbud.
• Allergier og særlige kostbehov.
• Behov for særlig tilgængelighed.
• Deltagere, der har brug for transport.
• Eventuelle overnattende gæster.

Hvis lokalet eller cateringfirmaet kræver et endeligt deltagerantal på en bestemt dato, skal denne frist naturligvis overholdes.

Kontrollér lyd, lys og teknisk udstyr

Tekniske problemer kan skabe unødvendige forsinkelser.

Hvis I skal bruge mikrofoner, musik, projektor eller andet udstyr, bør I sikre, at det fungerer sammen med lokalets faciliteter.

Spørg eksempelvis:

• Hvem sørger for lydanlæg?
• Skal en DJ eller et band medbringe eget udstyr?
• Er der strømudtag de rigtige steder?
• Skal der bruges mikrofon til taler?
• Er der plads til scene eller optræden?
• Hvem hjælper, hvis der opstår tekniske problemer?

Ved større firmaarrangementer kan det være en fordel at have en teknisk ansvarlig.

Send de sidste praktiske oplysninger

Et par dage før arrangementet kan I sende en kort påmindelse til medarbejderne.

Her kan I gentage tidspunkt, adresse, transportmuligheder og eventuelle praktiske forhold.

Det er især vigtigt, hvis arrangementet indeholder udendørs aktiviteter, fysisk aktivitet eller særlige krav til påklædning.

Dagen før firmafesten: Den sidste kontrol

Dagen før firmafesten bør I undgå større ændringer, medmindre de er nødvendige.

Brug i stedet tiden på at gennemgå den sidste tjekliste.

Tjekliste dagen før

• Er alle leverandører bekræftet?
• Har alle den rigtige adresse?
• Er deltagerantallet opdateret?
• Er programmet sendt til de ansvarlige?
• Er transporten bekræftet?
• Er der styr på nøgler og adgang til lokalet?
• Er der aftalt tidspunkt for opstilling?
• Er bordplan og eventuel bordpynt klar?
• Er kontaktoplysninger til leverandørerne samlet?
• Er der en plan, hvis en aktivitet bliver forsinket?

Det kan være en god idé at samle alle vigtige oplysninger i ét dokument, som arrangørerne kan tilgå på deres telefoner.

På den måde undgår I at skulle lede efter e-mails og beskeder under selve festen.

På selve dagen: Sådan holder I styr på arrangementet

Når firmafesten begynder, bør arrangørernes vigtigste opgave være at sikre, at programmet fungerer.

Det kræver ikke nødvendigvis, at alt sker på minuttet.

Men der bør være en person, som har overblikket og kan reagere, hvis noget ændrer sig.

Kom i god tid

Sørg for, at mindst én ansvarlig person ankommer i god tid før gæsterne.

Vedkommende kan kontrollere:

• At lokalet er klar.
• At borde og stole står korrekt.
• At eventuel pynt er på plads.
• At lyd og lys fungerer.
• At leverandørerne har adgang.
• At velkomstområdet er klar.
• At garderobe og toiletter er tilgængelige.

Hvis der skal opstilles scene, musikudstyr eller aktivitetsstationer, skal der være afsat tid til dette.

Tag imod leverandørerne

Eksterne leverandører bør vide, hvem de skal henvende sig til ved ankomst.

Det gælder eksempelvis cateringpersonale, musikere, entertainere, instruktører og transportfirmaer.

Sørg for, at de får de nødvendige oplysninger om program, opstilling og eventuelle ændringer.

En kort gennemgang inden gæsterne ankommer kan forebygge mange misforståelser.

Hold øje med tidsplanen

Når arrangementet er i gang, bør den programansvarlige følge med i, om aktiviteterne forløber som forventet.

Hvis middagen tager længere tid, eller et indslag bliver forsinket, kan det være nødvendigt at justere programmet.

Det vigtigste er at bevare en god oplevelse for medarbejderne.

Det er sjældent en fordel at afbryde en hyggelig middag eller et vellykket indslag alene for at overholde en tidsplan helt præcist.

Hav en plan B

Selv med god planlægning kan uforudsete situationer opstå.

Det kan eksempelvis være:

• Dårligt vejr ved udendørs aktiviteter.
• En leverandør, der bliver forsinket.
• Tekniske problemer.
• Ændringer i deltagerantal.
• Transport, der ikke ankommer til tiden.
• En aktivitet, der må aflyses.

Overvej derfor på forhånd, hvilke aktiviteter der kan flyttes, forkortes eller erstattes.

Hvis I holder sommerfest udendørs, er det særligt vigtigt at have en løsning ved regn eller kraftig vind.

Efter firmafesten: Husk opfølgningen

Når firmafesten er slut, er der stadig enkelte opgaver, der skal afsluttes.

Det gælder både praktiske forhold og evaluering af arrangementet.

Kontrollér afregning og fakturaer

Gennemgå fakturaerne fra de forskellige leverandører, og kontrollér, at de stemmer overens med de aftaler, I har indgået.

Det kan eksempelvis være fakturaer fra festlokale, cateringfirma, underholdere, aktivitetsudbydere og transportfirma.

Undersøg også, om der er depositum, som skal tilbagebetales, eller ekstraudgifter, der skal godkendes.

Evaluer arrangementet

En kort evaluering kan være værdifuld, især hvis virksomheden afholder firmafester hvert år.

Overvej blandt andet:

• Hvad fungerede særligt godt?
• Var lokalet velegnet?
• Passede aktiviteterne til medarbejderne?
• Var der tid nok til middag og socialt samvær?
• Fungerede underholdningen?
• Holdt budgettet?
• Hvad bør ændres næste gang?

I kan også bede medarbejderne om en kort tilbagemelding.

Det behøver ikke være en omfattende undersøgelse. Et par enkle spørgsmål kan give nyttig viden til fremtidige arrangementer.

Gem erfaringerne til næste firmafest

Saml gerne budget, program, leverandøroplysninger og evaluering i en fælles mappe.

På den måde behøver I ikke begynde helt forfra, næste gang virksomheden skal arrangere sommerfest, julefrokost, jubilæum eller en anden fælles begivenhed.

Det kan spare både tid og penge.

Særlige ting, du skal huske ved forskellige typer firmafester

Selvom mange af opgaverne er de samme, kan der være særlige forhold afhængigt af, hvilken type firmafest I planlægger.

Tjekliste til sommerfest

Ved en sommerfest bør I være særligt opmærksomme på vejret og de udendørs faciliteter.

Undersøg blandt andet mulighederne for overdækning, adgang til toiletter, strøm, skygge og en alternativ indendørs løsning.

Hvis I planlægger udendørs teambuilding, havespil, grillarrangement eller andre aktiviteter, bør I også overveje, hvad der skal ske ved dårligt vejr.

Tjekliste til julefrokost

Ved en firmajulefrokost er det ofte vigtigt at booke lokaler og underholdning i god tid.

Mange virksomheder ønsker at holde julefrokost i de samme uger, og det kan gøre populære datoer sværere at få.

Undersøg også mulighederne for julemenu, musik, transport og eventuel overnatning.

Hvis I ønsker en DJ, et liveband eller et særligt underholdningsindslag, bør dette indgå i planlægningen fra begyndelsen.

Tjekliste til firmafest med teambuilding

Hvis firmafesten kombineres med teambuilding, bør I sikre, at aktiviteterne passer til alle deltagere.

Overvej blandt andet aktivitetens varighed, fysiske krav, transport og behov for særligt udstyr.

Det kan også være relevant at undersøge mødelokaler, kursuslokaler eller konferencefaciliteter, hvis arrangementet kombinerer fagligt indhold med sociale aktiviteter.

Tjekliste til en stor firmafest

Ved større arrangementer bliver koordineringen mere omfattende.

Her kan det være nødvendigt at have særskilte ansvarlige for gæstemodtagelse, teknik, servering, underholdning og transport.

Undersøg desuden lokalets kapacitet, adgangsforhold, sikkerhed og muligheder for at håndtere mange gæster på samme tid.

Hvis arrangementet afholdes i et større eventlokale, på et hotel eller i et konferencecenter, kan stedets personale ofte hjælpe med den praktiske koordinering.

Brug tjeklisten som et fælles arbejdsredskab

En tjekliste fungerer bedst, når den bliver brugt aktivt gennem hele planlægningen.

Det kan derfor være en fordel at oprette et fælles dokument eller regneark, hvor I kan følge med i, hvilke opgaver der er afsluttet, og hvilke der stadig mangler.

En enkel opgaveoversigt kan eksempelvis se sådan ud:

Hvis I løbende opdaterer oversigten, bliver det lettere at undgå dobbeltarbejde og opdage opgaver, der er ved at blive glemt.

Ved større arrangementer kan I også tilføje deadlines, budgetter og kontaktoplysninger til hver opgave.

Find lokaler, aktiviteter og underholdning til firmafesten

Når I har overblik over opgaverne, bliver det lettere at finde de løsninger, der passer til virksomhedens arrangement.

På Oplevio kan I udforske muligheder inden for oplevelser, aktiviteter og underholdning til forskellige typer arrangementer.

Det kan eksempelvis være en DJ, et liveband, en komiker eller en anden entertainer, der kommer ud til jeres firmafest.

Det kan også være en fælles oplevelse på en bestemt lokation, eksempelvis et cocktailkursus, en kreativ workshop, en madoplevelse eller en teambuildingaktivitet.

Hvis I mangler de rette rammer, kan I undersøge forskellige typer lokaler til firmaarrangementer, herunder festlokaler, selskabslokaler, mødelokaler og konferencelokaler.

Valget afhænger af deltagerantal, budget og den oplevelse, I ønsker at skabe.

En god tjekliste giver mere overskud til firmafesten

Det kræver planlægning at arrangere en firmafest, men processen behøver ikke være uoverskuelig.

Når I arbejder med en tjekliste, bliver det lettere at fordele opgaverne, overholde deadlines og sikre, at de vigtigste detaljer er på plads.

Begynd med dato, budget og lokaler. Fortsæt derefter med aktiviteter, underholdning, mad og invitationer. Når arrangementet nærmer sig, handler det især om at bekræfte aftalerne og sikre, at alle ved, hvad de skal gøre.

Med en god plan og tydelig ansvarsfordeling kan arrangørerne bruge mindre tid på praktiske problemer og mere tid på at skabe en firmafest, hvor medarbejderne får en god fælles oplevelse.