Hvad koster en firmafest? Budget og eksempler

Hvad koster det at holde en firmafest?

En firmafest kan koste alt fra et forholdsvis beskedent beløb til et større budget, hvor der er plads til særlige lokaler, flere retter mad, aktiviteter og professionel underholdning. Der findes ikke én fast pris, som passer til alle virksomheder.

Det afgørende er, hvad I gerne vil tilbyde medarbejderne. En hyggelig aften med fælles middag og en musikquiz kan være mindst lige så vellykket som en stor fest med liveband og et omfattende program. Det er to forskellige oplevelser, og de kræver forskellige budgetter.

Den mest overskuelige måde at begynde på er at regne med en pris pr. deltager. Når I kender det forventede antal medarbejdere og det samlede beløb, bliver det lettere at vurdere, hvad der er plads til.

Budgeteksemplerne i denne guide er illustrative regnestykker og ikke indhentede tilbud eller dokumenterede gennemsnitspriser. De kan bruges til at planlægge økonomien, men konkrete priser skal undersøges hos de relevante leverandører.

Hvor meget skal man budgettere pr. medarbejder?

Forestil dig, at virksomheden har besluttet at holde fest for 40 medarbejdere. Hvis der er afsat 500 kr. pr. person, har I samlet 20.000 kr. til arrangementet. Med 1.000 kr. pr. person bliver budgettet 40.000 kr.

Forskellen er væsentlig. Men det betyder ikke nødvendigvis, at I skal bruge det højeste beløb for at skabe en god fest.

Et mindre budget kan fungere fint, hvis virksomheden allerede har et egnet lokale, eller hvis arrangementet skal være uformelt. Skal I derimod leje et feststed, bestille en større middag og booke flere leverandører, vil udgifterne naturligt være højere.

Tre budgetniveauer at regne ud fra

Beløbene er tre mulige planlægningsrammer, ikke anbefalede markedspriser. En virksomhed kan sagtens vælge et andet niveau, og det er ikke sikkert, at alle ønskede ydelser kan rummes inden for de viste beløb.

Brug derfor tabellen som udgangspunkt for en intern snak om, hvor meget virksomheden vil prioritere arrangementet.

Hvilke udgifter skal med i budgettet?

Det er sjældent én enkelt post, der får økonomien til at løbe løbsk. Oftere er det summen af mindre udgifter, man ikke fik med fra begyndelsen.

Derfor er det en fordel at opdele budgettet, inden I begynder at booke.

Lokale og faciliteter

Lokalet kan være en betydelig udgift, især hvis festen skal holdes på et hotel, et eventsted eller i et selskabslokale med særlige faciliteter.

Nogle steder tilbyder samlede løsninger med mad, drikkevarer og personale. Andre udlejer kun lokalet, så I selv skal sørge for catering, servering og oprydning.

Det kan gøre en stor forskel for den samlede pris. Et lokale med en lav leje er ikke nødvendigvis billigst, hvis der kommer mange ekstra udgifter oveni.

Undersøg blandt andet, om borde, stole, lydudstyr, rengøring og personale er inkluderet. Spørg også, om der er krav om at benytte stedets egne leverandører.

Mad og drikkevarer

For mange firmafester er maden en af de største poster.

En buffet, en fælles middag på restaurant og en menu med flere serveringer giver forskellige muligheder og udgifter. Det samme gælder drikkevarer, hvor der kan være stor forskel på en løsning med et fast udvalg og betaling efter forbrug.

Det er værd at undersøge, præcis hvad et tilbud indeholder. Er velkomstdrink, kaffe og eventuel natmad medregnet? Og hvordan håndteres ændringer i deltagerantallet?

Hvis I ønsker at bruge en større del af budgettet på aktiviteter og underholdning, kan en enklere madløsning være en fornuftig prioritering.

Musik og underholdning

Her afhænger udgifterne meget af, hvilken oplevelse I ønsker.

En DJ, der spiller musik gennem aftenen, løser en anden opgave end et liveband, der optræder i et afgrænset tidsrum. En komiker, mentalist eller tryllekunstner kan til gengæld give medarbejderne et fælles indslag, som ikke nødvendigvis kræver, at hele aftenen bygges op omkring underholdningen.

Der findes også muligheder som en sanger, guitarist, karikaturtegner, konferencier eller et improvisationsshow. Valget bør afhænge af arrangementets størrelse og medarbejdernes interesser.

Prisen kan blandt andet påvirkes af optrædenens varighed, transport, teknisk udstyr, forberedelse og særlige ønsker.

Det er derfor mere brugbart at indhente tilbud på den konkrete opgave end at sammenligne udbydere ud fra en generel pris alene.

Aktiviteter og fælles oplevelser

Hvis formålet er at samle medarbejderne om noget, de kan deltage i sammen, kan en aktivitet være et alternativ til traditionel underholdning.

Et cocktailkursus, en kreativ workshop, et madlavningskursus eller en smagning kan eksempelvis indgå som en del af firmafesten.

Andre virksomheder foretrækker musikquiz, escape room, teambuilding eller mere aktive udfordringer.

Vær opmærksom på, hvordan prisen beregnes. Nogle aktiviteter kan være prissat pr. deltager, mens andre kan have en samlet pris for en gruppe eller et arrangement. Der kan også være krav til minimumsantal, lokaler og transport.

En aktivitet på en ekstern lokation kan desuden påvirke budgettet til transport og den tid, I har til resten af festen.

Transport, teknik og øvrige udgifter

De mindre poster bliver nemt overset, når fokus er på lokale, mad og underholdning.

Det kan eksempelvis være transport mellem arbejdsplads og feststed, overnatning, ekstra lydudstyr, garderobe, dekorationer eller praktisk hjælp under arrangementet.

Hvis medarbejderne kommer fra forskellige dele af landet, kan transport og overnatning få større betydning end selve underholdningen.

Lav derfor en særskilt post til øvrige udgifter i stedet for at regne med, at de nok kan rummes et andet sted i budgettet.

Budgeteksempel: Firmafest for 20 medarbejdere

En mindre virksomhed kan have glæde af at holde arrangementet forholdsvis enkelt. Måske har I allerede et lokale til rådighed, og det vigtigste er en god middag og en fælles oplevelse.

Her er et tænkt eksempel med et samlet budget på 15.000 kr.

Det svarer til 750 kr. pr. medarbejder.

I dette eksempel er der prioriteret mad og én fælles aktivitet. Musikken kan eventuelt være en enkel løsning, som virksomheden selv står for, hvis det passer til arrangementet.

Budgettet forudsætter blandt andet, at der kan findes en forholdsvis billig løsning til lokalet. Det er ikke en garanti for, at alle poster kan købes til de viste beløb.

Budgeteksempel: Firmafest for 50 medarbejdere

Når deltagerantallet vokser, bliver der ofte brug for mere plads og en tydeligere plan for servering, aktiviteter og afvikling.

Her har vi lavet et eksempel, hvor virksomheden ønsker både middag og et underholdningsindslag.

Her er budgettet 1.000 kr. pr. medarbejder.

Det kan eksempelvis være en firmafest med fælles middag og et indslag med en komiker, tryllekunstner eller mentalist. Det kan også være et andet koncept, hvor en aktivitet spiller en større rolle.

Hvis virksomheden ønsker et liveband, en DJ gennem hele aftenen eller et særligt feststed, skal budgettet naturligvis tilpasses de konkrete tilbud.

Budgeteksempel: Firmafest for 100 medarbejdere

En stor firmafest kan give mulighed for flere fælles oplevelser, men stiller også større krav til koordinering og logistik.

Her er et tænkt arrangement med et budget på 120.000 kr.

Det giver 1.200 kr. pr. medarbejder.

Ved større arrangementer kan det være relevant at tænke i flere forskellige oplevelser i løbet af aftenen. Måske begynder festen med musik og underholdning under velkomsten, fortsætter med middag og et fælles show og slutter med dans.

Men et større budget behøver ikke betyde et mere omfattende program. Det kan også bruges på bedre faciliteter, mere fleksibel transport eller en samlet løsning, der gør det lettere for alle at deltage.

Hvordan sparer man penge på en firmafest?

Hvis budgettet er stramt, er det ikke nødvendigvis en god idé at skære lidt af alle poster. Resultatet kan blive et arrangement, hvor ingen af delene rigtig fungerer.

Det er ofte bedre at vælge, hvad der betyder mest for medarbejderne, og bruge pengene dér.

Overvej en anden dag eller et andet tidspunkt

Det kan være værd at undersøge flere datoer, når I indhenter tilbud. Priser og tilgængelighed kan variere efter sæson, ugedag og efterspørgsel.

En firmafest behøver heller ikke altid være en aftenfest. En eftermiddag med fælles aktiviteter og efterfølgende middag kan være en mulighed, hvis det passer bedre til virksomheden.

Vælg én god oplevelse frem for mange små

Det kan være fristende at booke både musik, show, quiz og en fælles aktivitet. Men hvis tiden er begrænset, risikerer I, at medarbejderne ikke får ordentlig glæde af nogen af delene.

Overvej i stedet, om én velvalgt oplevelse kan samle festen.

Det kan være et cocktailkursus, en musikquiz, et trylleshow eller en anden aktivitet, der passer til medarbejderne. Det er ikke nødvendigvis antallet af indslag, der gør festen mindeværdig.

Undersøg samlede løsninger

Nogle feststeder tilbyder pakker med lokale, mad og drikkevarer. Det kan gøre økonomien mere overskuelig og reducere behovet for at koordinere flere leverandører.

Men sammenlign altid, hvad der faktisk er inkluderet. En samlet pakke er ikke automatisk billigere end at sammensætte arrangementet selv.

Brug virksomhedens egne rammer, hvis de egner sig

Har virksomheden et stort mødelokale, en kantine eller et udendørsområde, kan det måske bruges til firmafesten.

Det kan frigøre budget til andre dele af arrangementet. Husk dog at medregne udgifter til eksempelvis rengøring, personale, udstyr og eventuelle tilladelser.

Hvad skal man være opmærksom på, når man sammenligner tilbud?

To tilbud kan se meget forskellige ud, selv om de umiddelbart handler om den samme ydelse.

En underholder kan eksempelvis have inkluderet transport og lydudstyr i prisen, mens en anden tilbyder det som tilvalg. Et festlokale kan have inkluderet personale og rengøring, mens et andet opkræver betaling for det særskilt.

Derfor bør I altid undersøge, hvad den samlede pris dækker.

• Er prisen med eller uden moms?
• Er transport, opsætning og eventuelt udstyr inkluderet?
• Hvad er den aftalte varighed?
• Er der ekstra betaling ved ændringer eller forlængelse?
• Hvad gælder ved aflysning eller ændret deltagerantal?
• Hvornår skal der betales?

Det er især vigtigt, hvis I indhenter flere tilbud og ønsker at sammenligne dem på et retvisende grundlag.

Den laveste pris er ikke altid det bedste valg. Erfaring, indhold, fleksibilitet og de praktiske forhold kan også have stor betydning for, hvordan arrangementet kommer til at fungere.

Husk at afsætte penge til uforudsete udgifter

Selv med en god plan kan der opstå ændringer. Måske kommer der flere deltagere end forventet, der bliver brug for ekstra transport, eller arrangementet kræver en praktisk løsning, som ingen havde tænkt på.

Derfor er det en fordel at have en reserve i budgettet.

I vores eksempler har vi afsat forskellige beløb til uforudsete udgifter. Hvor stor reserven bør være, afhænger blandt andet af, hvor mange aftaler der allerede er indgået, og hvor stor usikkerheden er omkring deltagerantal og leverandører.

En reserve er ikke penge, der nødvendigvis skal bruges. Det er en sikkerhed, der gør det lettere at håndtere ændringer uden at skulle ændre hele arrangementet.

Hvornår bør man begynde at indhente tilbud?

Jo mere bestemt I er på dato, lokation og indhold, desto tidligere er det fornuftigt at undersøge mulighederne.

Det gælder især, hvis firmafesten skal ligge på en populær dato, eller hvis I ønsker en bestemt udbyder.

Begynd med at afklare deltagerantal, budget og de vigtigste ønsker. Derefter kan I kontakte relevante leverandører og undersøge, hvad der kan lade sig gøre.

Det kan også være en fordel at have lidt fleksibilitet. Hvis et bestemt lokale eller en aktivitet ikke passer til budgettet, kan en anden dato eller et alternativt koncept måske give flere muligheder.

Det bedste budget er det, der passer til medarbejderne

Det er nemt at komme til at fokusere på, hvor meget andre virksomheder bruger på deres firmafester. Men det vigtigste er ikke at ramme et bestemt beløb pr. person.

En firmafest skal passe til virksomhedens økonomi, medarbejdernes interesser og det, I ønsker at få ud af arrangementet.

Nogle medarbejdergrupper vil sætte størst pris på en god middag og tid til samtaler. Andre vil elske et fælles show, en anderledes aktivitet eller en aften med musik og dans.

Brug derfor budgettet som et redskab til at træffe gode valg – ikke som et mål i sig selv.

Find oplevelser og underholdning, der passer til budgettet

Når I har fastlagt den økonomiske ramme, bliver det lettere at undersøge, hvilke muligheder der passer til firmafesten.

På Oplevio kan du finde forskellige former for underholdning og oplevelser, eksempelvis DJ's, musikere, livebands, komikere, tryllekunstnere, mentalister, foredragsholdere, cocktailkurser, workshops og fælles aktiviteter.

Nogle oplevelser kan komme ud til jeres eget arrangement, mens andre foregår på en bestemt lokation, hvor medarbejderne deltager som gruppe.

Undersøg indhold, praktiske forhold og pris hos de relevante udbydere. På den måde kan I sammensætte en firmafest, hvor oplevelserne passer til både medarbejderne og virksomhedens budget.