Hvorfor er et godt program vigtigt til firmafesten?
Et godt program handler ikke om at planlægge hvert eneste minut. Det handler om at skabe en naturlig sammenhæng mellem arrangementets forskellige dele, så medarbejderne ved, hvad der skal ske, og arrangørerne har styr på de praktiske detaljer.
Når programmet er gennemtænkt, bliver det lettere at koordinere mad, underholdning, aktiviteter og eventuelle eksterne leverandører. Samtidig undgår I lange ventetider, forhastede indslag og situationer, hvor flere aktiviteter konkurrerer om deltagernes opmærksomhed.
Et vellykket program skal blandt andet sikre, at:
- Medarbejderne får en god og afslappet start på arrangementet.
- Der er tid til både fælles aktiviteter og uformelle samtaler.
- Middag, taler og underholdning passer naturligt sammen.
- Leverandører ved, hvornår de skal være klar.
- Arrangørerne har mulighed for at håndtere uforudsete ændringer.
Det vigtigste er, at programmet understøtter den oplevelse, I ønsker at give medarbejderne.
Start med at beslutte, hvilken type firmafest I vil holde
Inden I begynder at sætte tidspunkter på programmet, bør I afklare, hvilken type arrangement der passer bedst til virksomheden.
En firmafest kan have mange forskellige formål. Nogle virksomheder ønsker først og fremmest at samle medarbejderne til en hyggelig aften, mens andre gerne vil kombinere sociale aktiviteter med underholdning, teambuilding eller en større fest.
Den afslappede firmafest
Her er fokus på god mad, hyggelige omgivelser og tid til at tale sammen.
Programmet kan være forholdsvis enkelt med velkomst, middag og eventuelt et kort underholdningsindslag. Resten af aftenen kan være fri, så medarbejderne selv bestemmer, hvordan de vil bruge tiden.
Denne løsning fungerer især godt, hvis medarbejderne ikke mødes så ofte på tværs af afdelinger.
Firmafest med aktiviteter
Hvis formålet er at styrke fællesskabet, kan I planlægge en eller flere aktiviteter, hvor medarbejderne får mulighed for at opleve noget sammen.
Det kan eksempelvis være:
- Musikquiz eller holdkonkurrence.
- Cocktailkursus.
- Kreativ workshop.
- Teambuildingaktivitet.
- Escape room.
- Madlavningskursus.
Aktiviteterne kan gennemføres på virksomhedens adresse, i lejede lokaler eller hos en oplevelsesudbyder.
Det er dog vigtigt at undersøge, om alle medarbejdere kan deltage, og om aktiviteten passer til gruppens interesser og fysiske forudsætninger.
Firmafest med middag og underholdning
Her er middagen ofte omdrejningspunktet, mens underholdningen fungerer som et fælles højdepunkt.
I kan eksempelvis booke en komiker, tryllekunstner, mentalist eller musiker, der optræder for medarbejderne.
Et godt tidspunkt til et underholdningsindslag kan være efter hovedretten eller som overgang mellem middagen og den mere festlige del af aftenen.
Den store firmafest med dans og musik
Hvis I ønsker en firmafest, hvor medarbejderne kan danse og feste til sent på aftenen, bør programmet give plads til en tydelig overgang fra middag til fest.
En DJ eller et liveband kan være med til at skabe stemningen, men det er vigtigt, at musik og eventuelle indslag ikke starter, mens medarbejderne stadig er optaget af middagen.
Jo flere programpunkter I har, desto vigtigere bliver det at koordinere rækkefølgen.
Eksempel på program til en firmafest om aftenen
Mange firmafester begynder sidst på eftermiddagen eller først på aftenen og fortsætter frem til midnat eller senere.
Nedenstående eksempel passer til en firmafest med velkomst, middag, underholdning og efterfølgende dans.
| Tidspunkt | Aktivitet |
|---|---|
| 17.30 | Ankomst og velkomstdrink |
| 18.00 | Velkomst fra ledelsen |
| 18.15 | Middagen begynder |
| 19.30 | Kort pause og eventuelle taler |
| 20.00 | Underholdningsindslag |
| 20.45 | Dessert og kaffe |
| 21.30 | Musik og dans |
| 00.00 | Officielt program slutter |
Dette er et eksempel og ikke en fast opskrift.
Hvis middagen består af flere serveringer, kan det være nødvendigt at afsætte mere tid. Tilsvarende bør underholdningens varighed tilpasses, så programmet ikke bliver for tæt.
Fordelen ved denne opbygning er, at medarbejderne først får tid til at ankomme og falde til, hvorefter middagen skaber et naturligt samlingspunkt. Underholdningen giver en fælles oplevelse, inden aftenen går over i en mere uformel fest.
Eksempel på program til en firmafest med aktiviteter
Hvis I ønsker at kombinere firmafesten med en fælles aktivitet, kan det være en fordel at begynde tidligere på dagen.
Det giver mulighed for at gennemføre aktiviteten, inden medarbejderne samles til middag.
| Tidspunkt | Aktivitet |
|---|---|
| 14.00 | Ankomst og introduktion |
| 14.30 | Fælles aktivitet eller teambuilding |
| 16.00 | Pause og forfriskninger |
| 16.30 | Fri tid eller socialt samvær |
| 18.00 | Velkomst og middag |
| 20.00 | Fælles underholdning |
| 21.00 | Musik, hygge eller dans |
| 23.30 | Afrunding |
Et sådant program kan være velegnet til virksomheder, der ønsker at styrke relationerne mellem medarbejderne.
Det er dog vigtigt at være realistisk omkring deltagernes energiniveau. Efter en længere aktivitet kan der være behov for en pause, inden middagen begynder.
Hvis aktiviteten foregår på en anden adresse end festen, skal I også afsætte tid til transport.
Eksempel på program til en kort firmafest
En firmafest behøver ikke vare en hel aften.
Mindre virksomheder eller afdelinger kan sagtens arrangere en hyggelig sammenkomst på tre til fire timer.
| Tidspunkt | Aktivitet |
|---|---|
| 16.00 | Velkomst og forfriskninger |
| 16.30 | Fælles aktivitet |
| 17.30 | Middag eller buffet |
| 18.45 | Quiz eller kort underholdning |
| 19.30 | Fri tid og socialt samvær |
| 20.00 | Arrangementet afsluttes |
Denne type arrangement kan være en god løsning, hvis medarbejderne har forskellige arbejdstider, eller hvis virksomheden ønsker at holde arrangementet inden for et begrænset budget.
Det afgørende er ikke, hvor længe firmafesten varer, men om deltagerne får en god fælles oplevelse.
Hvor meget tid skal man afsætte til de enkelte programpunkter?
En af de mest almindelige udfordringer ved planlægning af firmafester er at undervurdere, hvor lang tid forskellige aktiviteter tager.
Det gælder især middag, servering, taler og transport.
Følgende oversigt kan bruges som udgangspunkt:
| Programpunkt | Vejledende varighed |
|---|---|
| Ankomst og velkomst | 20–45 minutter |
| Velkomsttale | 5–15 minutter |
| Middag med flere serveringer | 2–3 timer |
| Buffet eller uformel middag | 1–1,5 time |
| Quiz eller fælles konkurrence | 30–60 minutter |
| Komiker eller tryllekunstner | 30–60 minutter |
| Workshop eller kursus | 1–2 timer |
| Pause mellem aktiviteter | 15–30 minutter |
Varighederne er vejledende. Den konkrete tidsplan afhænger blandt andet af deltagerantal, serveringsform, lokale og leverandørernes behov.
Det kan være en god idé at spørge de enkelte udbydere, hvor meget tid de anbefaler til deres aktivitet eller optræden.
På den måde undgår I at planlægge ud fra en varighed, der ikke passer til den oplevelse, I har booket.
Sådan skaber I den rette balance mellem aktiviteter og pauser
Det kan være fristende at fylde programmet med så mange spændende aktiviteter som muligt.
Men en firmafest bliver ikke nødvendigvis bedre af at have flere programpunkter.
For mange aktiviteter kan tværtimod gøre arrangementet stressende og efterlade for lidt tid til, at medarbejderne kan tale sammen.
Undgå at planlægge hvert eneste minut
Et godt program bør have luft mellem de vigtigste programpunkter.
Hvis en aktivitet varer længere end forventet, eller middagen bliver forsinket, skal der være mulighed for at justere uden at påvirke resten af aftenen.
Det kan eksempelvis være en fordel at afsætte 15–20 minutters buffer mellem større aktiviteter.
Giv medarbejderne mulighed for at tale sammen
For mange medarbejdere er det sociale samvær en af de vigtigste grunde til at deltage i firmafesten.
Derfor bør programmet indeholde perioder, hvor der ikke sker noget organiseret.
Det giver medarbejderne mulighed for at mødes på tværs af afdelinger, lære nye kolleger at kende og fortsætte samtaler uden afbrydelser.
Placér de mest krævende aktiviteter tidligt
Aktiviteter, der kræver koncentration, samarbejde eller fysisk deltagelse, fungerer ofte bedst tidligere på dagen eller aftenen.
Senere kan programmet i højere grad fokusere på middag, underholdning og afslappet samvær.
Det er især relevant, hvis firmafesten fortsætter til sent på aftenen.
Hvornår skal underholdningen placeres i programmet?
Underholdning kan være et af firmafestens højdepunkter, men tidspunktet har stor betydning for oplevelsen.
Hvis underholdningen begynder for tidligt, er medarbejderne måske endnu ikke faldet til. Begynder den for sent, kan deltagerne være trætte eller optaget af andre aktiviteter.
Derfor bør I overveje, hvilken funktion underholdningen skal have i programmet.
Underholdning som fælles højdepunkt
En komiker, tryllekunstner eller mentalist kan fungere godt som et samlet indslag, hvor alle medarbejdere oplever noget på samme tid.
Det kan eksempelvis placeres efter hovedretten eller inden desserten.
Fordelen er, at medarbejderne allerede er samlet, og at underholdningen kan skabe en fælles oplevelse og samtaleemne.
Musik som overgang til fest
Hvis I har booket en DJ eller et liveband, kan musikken være med til at markere overgangen fra middag til fest.
Her er det vigtigt at koordinere med både musikeren og stedet, så lydprøver, opsætning og eventuelle tekniske forberedelser ikke forstyrrer middagen.
Hvis I ønsker dansemusik, bør der også være plads og praktiske muligheder for at danse.
Aktiviteter som en del af middagen
Nogle aktiviteter kan integreres direkte i middagen.
Det kan eksempelvis være en musikquiz, et kort trylleindslag eller en fælles konkurrence mellem serveringerne.
Her er det vigtigt at koordinere med køkkenet eller cateringfirmaet, så aktiviteten ikke forsinker serveringen.
Underholdning skal helst være med til at skabe sammenhæng i programmet frem for at afbryde det.
Hvem skal have ansvaret for firmafestens program?
Selv et godt program kan blive vanskeligt at gennemføre, hvis ingen har ansvaret for at holde styr på tidsplanen.
Derfor bør I udpege en person, der har det overordnede ansvar på dagen.
Det kan være en medarbejder fra festudvalget, en intern arrangør eller en ekstern koordinator.
Personen bør blandt andet have overblik over:
- Hvornår gæsterne ankommer.
- Hvornår maden serveres.
- Hvornår taler og indslag begynder.
- Hvornår eksterne leverandører ankommer.
- Hvem der står for lyd, mikrofoner og andet udstyr.
- Hvordan ændringer i programmet kommunikeres.
Ved større firmafester kan det være en fordel at udarbejde to versioner af programmet.
Et gæsteprogram viser medarbejderne de vigtigste tidspunkter og aktiviteter.
En intern køreplan indeholder flere praktiske detaljer, herunder kontaktpersoner, leverandører, opstilling, tekniske forberedelser og ansvarlige personer.
På den måde får medarbejderne et overskueligt program, mens arrangørerne har de oplysninger, de skal bruge.
De mest almindelige fejl i et firmafestprogram
Selv mindre fejl i tidsplanen kan få betydning for resten af arrangementet.
Her er nogle af de udfordringer, I bør være opmærksomme på.
For mange aktiviteter på for kort tid
Hvis programmet er for tæt, kan deltagerne opleve, at de hele tiden skal videre til noget nyt.
Vælg hellere færre aktiviteter, som der er ordentlig tid til.
For lidt tid til middagen
En middag tager ofte længere tid, end man forventer, især hvis der er mange deltagere, flere serveringer eller taler undervejs.
Afklar derfor tidsplanen med køkkenet eller cateringfirmaet, inden programmet fastlægges.
Manglende pauser
Pauser er ikke spildtid.
De giver medarbejderne mulighed for at hente forfriskninger, tale sammen og forberede sig på næste programpunkt.
Underholdning på det forkerte tidspunkt
Et underholdningsindslag kan miste sin effekt, hvis det placeres midt i serveringen, mens medarbejderne stadig spiser, eller efter at mange deltagere er taget hjem.
Vælg et tidspunkt, hvor deltagerne naturligt kan samles om oplevelsen.
Ingen plan for forsinkelser
Forsinkelser kan opstå, selv når arrangementet er godt planlagt.
Sørg derfor for at have lidt ekstra tid i programmet og en klar prioritering af, hvilke aktiviteter der kan forkortes eller flyttes.
Manglende information til medarbejderne
Medarbejderne behøver ikke kende alle detaljer, men de bør vide, hvornår arrangementet begynder, hvor det foregår, og om der er særlige praktiske forhold.
Det kan eksempelvis være transport, påklædning eller aktiviteter, der kræver bestemt fodtøj.
Sådan laver I en tidsplan, der er nem at følge
Når I har besluttet, hvilke aktiviteter firmafesten skal indeholde, kan I samle dem i en konkret tidsplan.
En enkel fremgangsmåde er at begynde med de programpunkter, der er sværest at flytte.
Det vil typisk være:
- Ankomst og velkomst.
- Middag og servering.
- Bookede aktiviteter og underholdning.
- Eventuel transport.
- Musik, dans og afslutning.
Herefter kan I placere pauser og uformelt samvær mellem de faste tidspunkter.
Det kan også være en fordel at gennemgå programmet sammen med de vigtigste leverandører, inden det sendes til medarbejderne.
Lav en intern køreplan
En intern køreplan kan med fordel indeholde følgende oplysninger:
| Oplysning | Eksempel |
|---|---|
| Tidspunkt | 20.00 |
| Aktivitet | Underholdningsindslag |
| Ansvarlig | Festudvalget |
| Leverandør | Booket komiker |
| Praktiske noter | Mikrofon og lyd klar 19.45 |
Køreplanen behøver ikke være kompliceret. Den skal blot gøre det tydeligt, hvem der gør hvad, og hvornår det skal ske.
Hvis flere personer hjælper med arrangementet, kan den deles som et dokument eller regneark.
Hvor lang tid i forvejen skal programmet være klar?
Det er en fordel at begynde planlægningen i god tid, især hvis I ønsker at booke populære lokaler eller underholdere.
Jo større arrangementet er, desto flere detaljer skal typisk koordineres.
En praktisk fremgangsmåde kan være:
6–12 uger før: Fastlæg dato, budget, deltagerantal og den overordnede type firmafest. Undersøg lokaler og relevante oplevelser.
4–6 uger før: Book de vigtigste leverandører, og lav det første udkast til programmet.
2–3 uger før: Afklar tidsplanen med lokalet, cateringfirmaet og eventuelle underholdere.
1 uge før: Gennemgå programmet, og send de vigtigste praktiske oplysninger til medarbejderne.
1–2 dage før: Bekræft aftaler og sørg for, at de ansvarlige har den seneste version af køreplanen.
Tidsrammerne er vejledende. Ved større firmafester eller populære datoer kan det være nødvendigt at begynde tidligere.
Find aktiviteter og underholdning til firmafestens program
Når I har lagt den overordnede tidsplan, bliver det lettere at vælge oplevelser, der passer til arrangementet.
På Oplevio kan I finde inspiration til forskellige former for underholdning og aktiviteter til firmafesten.
Det kan være en performer, som kommer ud til virksomhedens eget arrangement, eksempelvis en DJ, komiker, tryllekunstner eller mentalist.
I kan også undersøge oplevelser, hvor medarbejderne deltager på en bestemt lokation, eksempelvis workshops, kurser eller andre fælles aktiviteter.
Hvis I endnu ikke har fundet de rette rammer, kan I desuden undersøge mulighederne for at leje festlokaler eller mødelokaler.
Det vigtigste er at vælge oplevelser, der passer til medarbejderne, budgettet og den tid, I har til rådighed.
Et godt program giver plads til gode oplevelser
Et vellykket firmafestprogram behøver hverken være langt eller kompliceret.
Det vigtigste er, at de forskellige dele af arrangementet hænger naturligt sammen, og at medarbejderne får mulighed for både at deltage i fælles oplevelser og nyde det sociale samvær.
Begynd med at vælge den type firmafest, I ønsker at holde. Placér derefter de vigtigste aktiviteter i tidsplanen, og sørg for at afsætte tilstrækkelig tid til middag, pauser og eventuel transport.
Når programmet er realistisk, og ansvaret er tydeligt fordelt, bliver det lettere at gennemføre arrangementet og skabe en firmafest, som medarbejderne husker positivt.
