Start med at finde ud af, hvilken firmafest I vil holde
Der er stor forskel på en firmafest, hvor 20 kolleger skal hygge sig over en middag, og et arrangement med 200 medarbejdere, taler, underholdning og dans til langt ud på natten.
Derfor er det en god idé at begynde med formålet frem for at kaste sig direkte over lokaler og aktiviteter. Skal I fejre et godt resultat, samle medarbejdere fra forskellige afdelinger eller bare have en aften, hvor arbejdet bliver lagt på hylden?
Formålet behøver ikke være kompliceret. Måske er det vigtigste, at kollegerne får mulighed for at tale sammen uden for arbejdspladsens vante rammer. Andre gange ønsker virksomheden at gøre noget særligt ud af en milepæl eller afslutningen på et travlt år.
Det er også værd at overveje, hvem festen skal være for. En arbejdsplads med mange nye medarbejdere kan have glæde af fælles aktiviteter, mens kolleger, der allerede kender hinanden godt, måske foretrækker en mere afslappet aften.
Find datoen og få overblik over deltagerne
En god dato er ikke nødvendigvis den første fredag, der er ledig i kalenderen. Undersøg, om der er travle perioder, ferier eller andre større arrangementer, som kan påvirke deltagelsen.
Hvis medarbejderne kommer fra forskellige afdelinger eller geografiske områder, er det en fordel at melde datoen ud tidligt. Det giver folk mulighed for at planlægge transport, overnatning og eventuelle private aftaler.
Inden du begynder at indhente tilbud, bør du også have et nogenlunde realistisk deltagerantal. Der er stor forskel på at finde et lokale til 35 personer og et sted, hvor 150 gæster både skal kunne spise og danse.
Du behøver ikke kende det endelige antal fra begyndelsen. Men en foreløbig tilmelding kan gøre det langt lettere at vælge de rigtige løsninger.
Læg et budget, før du begynder at booke
Budgettet er en af de beslutninger, der har størst betydning for resten af firmafesten. Uden en økonomisk ramme er det nemt at bruge for meget på de første ting, man forelsker sig i, og ende med at skulle spare på resten.
Start med at afklare, hvor meget virksomheden ønsker at bruge samlet, og hvor mange medarbejdere der forventes at deltage.
Hvis I eksempelvis har 60 deltagere og et budget på 1.000 kr. pr. person, har I 60.000 kr. at arbejde med. Det betyder ikke, at alle pengene skal fordeles ligeligt. Nogle arrangementer kræver et større budget til lokaler og mad, mens andre kan bruge flere penge på aktiviteter eller underholdning.
Eksempel på budget til 60 deltagere
Udgift Budget Lokale 8.000 kr. Mad og drikkevarer 25.000 kr. Underholdning og aktiviteter 12.000 kr. Musik og teknik 7.000 kr. Transport og øvrige udgifter 3.000 kr. Reserve 5.000 kr. Samlet budget 60.000 kr.
Beløbene er alene et tænkt regneeksempel og ikke konkrete markedspriser. De faktiske udgifter afhænger blandt andet af lokation, sæson, deltagerantal og de leverandører, I vælger.
Husk også at afklare, om virksomhedens budget regnes med eller uden moms, så I sammenligner tilbud på samme grundlag.
En mindre firmafest kan sagtens blive vellykket med et beskedent budget. Det handler i høj grad om at prioritere. Hvis medarbejderne først og fremmest ønsker en hyggelig aften sammen, er der ikke nødvendigvis behov for både en stor aktivitet, flere underholdningsindslag og et omfattende musikprogram.
Vælg et lokale, der passer til festen
Lokalet har stor betydning for, hvordan firmafesten kommer til at fungere. Et flot sted er ikke nødvendigvis det rigtige, hvis der mangler plads til aktiviteter, musikken skal stoppe tidligt, eller gæsterne har svært ved at komme hjem.
Overvej først, hvilken type arrangement I ønsker. Skal det være en middag med underholdning, en fest med dansegulv eller en mere uformel sammenkomst med mulighed for at bevæge sig rundt?
Et restaurantlokale kan være velegnet til en mindre firmafest, hvor maden og samtalerne er i centrum. Til større arrangementer kan et selskabslokale, hotel eller eventsted give flere muligheder for at indrette festen efter jeres behov.
Spørg ind til mere end antallet af pladser
Et lokale kan godt have plads til 100 siddende gæster uden samtidig at have plads til en scene, et band eller et dansegulv. Undersøg derfor, hvordan lokalet kan indrettes, og hvad der sker, når middagen er slut.
Det er også relevant at få afklaret, om lydanlæg og mikrofoner er inkluderet, hvor længe I må spille musik, og om der er særlige regler for eksterne leverandører.
Hvis I planlægger aktiviteter udenfor, bør der være en løsning, hvis vejret ikke samarbejder.
Kan firmafesten holdes på arbejdspladsen?
Ja, og det kan være en god mulighed, hvis virksomheden har egnede lokaler.
En firmafest på arbejdspladsen kan frigøre penge til mad, aktiviteter og underholdning. Til gengæld skal I selv tage stilling til flere praktiske forhold, blandt andet servering, rengøring, toiletforhold og oprydning.
Det kan også kræve lidt ekstra arbejde at få de vante omgivelser til at føles som en fest frem for en almindelig arbejdsdag.
Mad og drikke skal passe til resten af arrangementet
Maden er ofte en af de største udgifter, men den er også med til at bestemme aftenens tempo.
En tre-retters middag skaber en anden stemning end en buffet eller streetfood, hvor medarbejderne kan bevæge sig mere frit omkring. Ingen af delene er nødvendigvis bedre. Det afhænger af, hvilken type firmafest I ønsker.
Hvis I har planlagt et underholdningsindslag efter middagen, er det en god idé at afstemme serveringstiderne med køkkenet. Der er ikke meget ved at skulle afbryde et show, fordi hovedretten bliver forsinket.
Husk også at indhente oplysninger om allergier og særlige kostbehov. Gode alkoholfrie alternativer bør være en naturlig del af planlægningen, og det kan være relevant at sørge for noget at spise senere på aftenen, hvis festen fortsætter længe.
Skal firmafesten have et tema?
Et tema kan være med til at give festen karakter, men det er langt fra nødvendigt.
Nogle virksomheder elsker temafester, hvor medarbejderne møder op i kostumer, og hvor både lokaler, musik og aktiviteter passer til et fælles univers. Andre foretrækker en klassisk firmafest uden særlige krav til påklædning.
Hvis I vælger et tema, er det en fordel at gøre det nemt at deltage. Ikke alle har lyst til at bruge tid eller penge på et avanceret kostume.
Et gennemført tema behøver heller ikke betyde, at hver eneste detalje skal passe sammen. Ofte er nogle få velvalgte elementer nok til at skabe den ønskede stemning.
Underholdning, der giver medarbejderne noget at være fælles om
Underholdning kan være et af de indslag, der bliver talt om længe efter firmafesten. Men det er værd at vælge med omtanke, for ikke alle former for underholdning passer lige godt til alle virksomheder.
Hvis I ønsker et fælles indslag, hvor medarbejderne kan læne sig tilbage og nyde oplevelsen, kan en komiker, tryllekunstner eller mentalist være en mulighed.
En komiker kan skabe en afslappet stemning med humor, mens en tryllekunstner eller mentalist kan give gæsterne en oplevelse, der overrasker og skaber samtaler bagefter.
Det er også muligt at vælge underholdning, der foregår tættere på gæsterne. En tryllekunstner kan eksempelvis bevæge sig mellem mindre grupper under en reception, mens en karikaturtegner kan give medarbejderne et personligt minde fra aftenen.
Musik er en anden mulighed. En guitarist eller sanger kan skabe en behagelig stemning under velkomsten eller middagen, mens et liveband kan give festen et mere koncertpræget udtryk. En DJ kan være oplagt, hvis medarbejderne skal på dansegulvet senere på aftenen.
Andre arrangementer kan have glæde af et foredrag, en konferencier, et improvisationsshow eller en anderledes performance, der samler gæsterne om noget, de ikke oplever til hverdag.
Vælg underholdning efter tidspunktet
Det er ikke kun typen af underholdning, der betyder noget. Placeringen i programmet kan være mindst lige så vigtig.
Et show, der kræver gæsternes fulde opmærksomhed, fungerer bedst, når der ikke samtidig bliver serveret mad eller foregår mange andre ting. Musik under middagen må derimod gerne understøtte stemningen uden at overdøve samtalerne.
Inden I booker, bør I afklare varighed, pladsbehov, lydudstyr og eventuelle særlige ønsker. Fortæl også udbyderen lidt om medarbejderne og arrangementets karakter. Det giver et bedre grundlag for at tilpasse oplevelsen.
Aktiviteter kan gøre firmafesten mere social
Det er ikke alle firmafester, der behøver at slutte på et dansegulv. For nogle medarbejdergrupper er en fælles aktivitet mindst lige så interessant som traditionel festunderholdning.
Et cocktailkursus kan eksempelvis være en afslappet måde at samle kollegerne på, fordi alle får noget at lave og tale om. En musikquiz kan skabe grin og lidt venskabelig konkurrence, mens et madlavningskursus giver deltagerne mulighed for at skabe noget sammen.
Der findes også mere aktive muligheder. Escape rooms, teambuildingøvelser, udendørs udfordringer og forskellige holdkonkurrencer kan være relevante, hvis gruppen har lyst til at samarbejde og prøve noget nyt.
Vil I hellere have en roligere oplevelse, kan kreative workshops, smagninger eller andre fælles aktiviteter være et godt alternativ.
Nogle aktiviteter kan arrangeres på virksomhedens egen adresse eller i det valgte festlokale. Andre foregår på en bestemt lokation, hvor deltagerne møder op. Det kan derfor være en fordel at undersøge mulighederne, inden I beslutter, hvor hele arrangementet skal afholdes.
Pas på med aktiviteter, hvor nogen føler sig udstillet
Det er sjovt at udfordre kollegerne, men ikke alle bryder sig om at optræde foran en stor gruppe eller deltage i fysisk krævende konkurrencer.
Hvis formålet er at samle medarbejderne, bør aktiviteterne være inkluderende. Det kan eksempelvis være en fordel at vælge noget, hvor man kan bidrage på forskellige måder, og hvor deltagelse ikke føles som en prøve, man skal bestå.
Det vigtigste er, at medarbejderne har det godt sammen – ikke hvem der vinder.
Lav et program, men lad være med at fylde hele aftenen
En af de klassiske udfordringer ved firmafester er at få plads til alt det, man gerne vil.
Der skal måske holdes en tale, serveres middag, gennemføres en aktivitet og være tid til både underholdning og dans. Pludselig er aftenen planlagt ned til sidste minut.
Det kan give et arrangement, hvor medarbejderne hele tiden bliver afbrudt, netop som de er kommet i gang med en god samtale.
Et program skal skabe overblik, ikke styre gæsterne gennem aftenen som et skema.
Eksempel på program til en firmafest
Tidspunkt Aktivitet 17.30 Ankomst og velkomstdrink 18.00 Velkomst og middag 19.30 Fælles underholdning eller aktivitet 20.15 Dessert, kaffe og socialt samvær 21.00 Musik, dans eller fri hygge 00.00 Planlagt afslutning
Det er kun et eksempel. Hvis I vælger en længere aktivitet, kan den ligge før middagen. En mindre firmafest kan også fungere glimrende helt uden et fast underholdningsprogram.
Husk at lægge lidt luft ind mellem de forskellige dele. Middage tager ofte længere tid end forventet, og gæsterne skal kunne nå at hente drikkevarer, tale sammen og bevæge sig rundt.
Invitationen skal gøre det nemt at deltage
Når de vigtigste aftaler er på plads, er det tid til at invitere medarbejderne.
En god invitation behøver ikke være lang, men den skal give svar på de spørgsmål, folk ellers kommer til at stille bagefter.
- Hvornår begynder og slutter arrangementet?
- Hvor skal firmafesten holdes?
- Er der en bestemt påklædning?
- Hvordan tilmelder man sig?
- Er der mulighed for transport eller overnatning?
- Skal medarbejderne oplyse særlige kostbehov?
Hvis der er planlagt overraskelser, behøver I naturligvis ikke afsløre hele programmet. Men de praktiske rammer bør være tydelige.
Det kan også være en god idé at sende en kort påmindelse, når arrangementet nærmer sig, især hvis invitationen er sendt flere måneder i forvejen.
Fordel ansvaret, så arrangøren også får en god aften
Det er svært at nyde firmafesten, hvis man samtidig skal tage imod leverandører, holde øje med tidsplanen, finde mikrofoner og løse alle de små problemer, der opstår.
Derfor bør ansvaret ikke nødvendigvis ligge hos én person.
Aftal på forhånd, hvem der har kontakten til lokalet, hvem der tager imod underholdningen, og hvem der sørger for, at eventuelle taler og aktiviteter begynder på de aftalte tidspunkter.
Ved større firmafester kan det være en fordel at have en person, der fungerer som praktisk kontakt under hele arrangementet.
Det behøver ikke være en omfattende organisation. Ofte er det nok, at et par kolleger ved, hvem der tager sig af hvad.
De sidste forberedelser før firmafesten
Når der er en uge eller to til arrangementet, er det værd at gennemgå de vigtigste aftaler.
Bekræft deltagerantallet med lokalet og eventuelle leverandører. Tjek, at underholdere og aktivitetsudbydere har den rigtige adresse, ved hvornår de skal ankomme, og kender de praktiske forhold.
Hvis der skal bruges mikrofoner, projektor eller andet teknisk udstyr, bør det være afklaret, hvem der sørger for det.
Det er også en god idé at samle kontaktoplysninger, tidspunkter og aftaler ét sted, så de ansvarlige hurtigt kan finde dem.
En kort tjekliste inden festen
- Bekræft det endelige antal deltagere.
- Gennemgå aftaler med lokale, catering og øvrige leverandører.
- Kontrollér ankomsttider og tekniske behov.
- Send de sidste praktiske oplysninger til medarbejderne.
- Afklar, hvem der har ansvaret på selve dagen.
- Hav en løsning klar, hvis vejret eller programmet ændrer sig.
Der vil næsten altid opstå små ændringer undervejs. Det afgørende er ikke at kunne forudse alt, men at have styr på de ting, der har størst betydning.
Hvad gør en firmafest vellykket?
En vellykket firmafest handler sjældent om, hvor mange aktiviteter der er på programmet, eller hvor dyr underholdningen har været.
Det er ofte stemningen, medarbejderne tager med sig hjem. At få talt med en kollega, man normalt kun møder på gangen. At grine sammen over noget uventet. Eller at opleve arbejdspladsen fra en anden side.
Det kræver selvfølgelig planlægning at skabe de rigtige rammer. Men når først festen begynder, må der også gerne være plads til, at aftenen udvikler sig naturligt.
Hvis medarbejderne hygger sig, og en planlagt aktivitet bliver lidt forsinket, er det ikke nødvendigvis noget, der skal rettes op på. Nogle gange er det bedste, arrangøren kan gøre, at lade den gode stemning fortsætte.
Find oplevelser og underholdning til firmafesten
Når dato, budget og de praktiske rammer er på plads, bliver det lettere at finde de oplevelser, der passer til netop jeres arrangement.
På Oplevio kan du gå på opdagelse i forskellige former for underholdning, aktiviteter og oplevelser. Det kan være alt fra musikere, DJ's, komikere, tryllekunstnere og mentalister til kreative workshops, cocktailkurser og fælles aktiviteter.
Nogle udbydere kommer ud til virksomhedens eget arrangement, mens andre tilbyder oplevelser på en bestemt lokation, hvor I kan deltage som gruppe.
Du behøver ikke have hele firmafesten planlagt, før du undersøger mulighederne. Det kan tværtimod være en fordel at få inspiration og afklare, hvad der er muligt, inden de sidste beslutninger bliver truffet.
